Rechnungsdaten einrichten

Die Rechnungsdaten werden als Absender auf deinen Ausgangsrechnungen verwendet. Fülle alle Pflichtfelder aus, bevor du zum ersten Mal eine Rechnung erstellst.

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1. Navigiere in der linken Seitenleiste zu Einstellungen
2. Wechsle zum Tab Rechnungseinstellungen

Rechnungsversand

Aktiviere den automatischen Rechnungsversand, damit generierte Rechnungen direkt nach der Erstellung per E-Mail mit PDF-Anhang an den jeweiligen Kunden gesendet werden.

Einstellung	Beschreibung
Rechnungen automatisch per E-Mail versenden	Wenn aktiviert, wird nach jeder neu erstellten Rechnung automatisch eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang an die hinterlegte Kunden-E-Mail-Adresse versandt

Voraussetzung

Der Kunde muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Fehlt die E-Mail-Adresse oder wurde kein PDF erstellt, wird der Versand automatisch übersprungen und protokolliert.

Die E-Mail ist eine Nur-Text-Nachricht (kein HTML) mit einer kurzen Anrede, den wichtigsten Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag) in der Fußzeile und dem PDF als Anhang.

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Rechnungsangaben

Fülle die folgenden Felder aus:

Feld	Pflichtfeld	Beschreibung
Firmenname	✅	Dein Name oder Firmenname, der auf der Rechnung erscheint
Straße	✅	Deine Rechnungsadresse
Hausnummer	✅
Postleitzahl	✅
Stadt	✅
Land	✅	Standard: DE
Steuernummer	✅	Deine vom Finanzamt vergebene Steuernummer
USt-IdNr.	–	Optional, falls vorhanden

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Nummerierungseinstellungen

Optional kannst du individuelle Präfixe für deine Rechnungen und Eigenbelege festlegen. Verfügbare Platzhalter:

• {year} – aktuelles Jahr, z.B. 2026
• {year_short} – zweistelliges Jahr, z.B. 26

Beispiele:

• Rechnungspräfix R-{year}- ergibt R-2026-0001
• Eigenbelegpräfix EB{year}- ergibt EB2026-0001

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Rechnungsgestaltung

Optional kannst du das Erscheinungsbild deiner Rechnungen individuell anpassen:

Feld	Beschreibung
Logo	Firmenlogo, das oben rechts auf der Rechnung erscheint (max. 2 MB, PNG/JPG/GIF)
Einleitungstext	Text zwischen den Metadaten und der Positionstabelle, z.B. „Hiermit stellen wir Ihnen folgende Artikel in Rechnung:"
Fußzeile	Text am Ende der Rechnung, z.B. Bankverbindung oder Website. Ersetzt den Standard-Hinweis zur Differenzbesteuerung

Logo

Das Logo wird sicher auf dem Server gespeichert und direkt in die PDF eingebettet. Empfohlenes Format: transparentes PNG, Querformat.

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Nächster Schritt

Optional: Verbinde SevDesk, um Belege automatisch zu übertragen: SevDesk einrichten →